Onkosten vergoeden: wat moet je weten anno 2023?
Een goed jaar geleden werd de ficheverplichting verruimd voor kosten eigen aan de werkgever. Het was een gevolg van het groeiende telewerk en de bijhorende onkosten. Met de ruimere ficheverplichting krijgt de fiscus een beter inzicht in het onkostenbeleid en kan de dubbele onkostenvergoeding beter gecontroleerd worden.
Wat zijn kosten eigen aan de werkgever?
We beginnen bij het begin: wat zijn kosten eigen aan de werkgever nu exact? Het zijn de onkosten die je terugbetaalt aan werknemers en bedrijfsleiders. Deze vergoeding is vrij van belasting op voorwaarde dat het kosten dekt die ten laste van de werkgever zijn én dat de terugbetaling ook daadwerkelijk dient om deze kosten te betalen.
Het gaat dus om materiaal dat nodig is om de job te kunnen uitvoeren. Als werkgever ben je immers verplicht om dit te voorzien. Een set balpennen is perfect te verantwoorden, een superdeluxe bureaustoel dan weer niet. Ook de terugbetaling van een privéuitgave is geen kost eigen aan de werkgever.
Aangescherpte ficheplicht voor kosten eigen aan de werkgever
In de circulaire 2022/C/62 wordt de ficheplicht verder toegelicht. Zo was er vroeger geen wettelijke verplichting om variabele vergoeding op basis van bewijsstukken op de fiscale fiche op te nemen. Die is er nu wel.
Daarnaast wordt ook benadrukt dat dezelfde onkosten geen twee keer mogen betaald worden. Wanneer er bijvoorbeeld met een forfait gewerkt wordt, kunnen deze onkosten niet nog eens op basis van bewijsstukken betaald worden.
Fiche correct invullen
De kosten eigen aan de werkgever moeten op de fiscale fiche ingevuld worden in het vak ‘Diverse inlichtingen’. Dit is onderverdeeld in drie categorieën:
- Forfaitaire vergoedingen overeenkomstig ernstige normen
Voorbeeld: forfaitaire thuiswerkvergoeding, kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen, … - Forfaitaire vergoedingen niet overeenkomstig ernstige normen
Voorbeeld: forfaitaire representatievergoedingen - Vergoedingen op basis van bewijsstukken
Voorbeeld: btw-bonnetjes
Het is vanaf nu verplicht om voor alle types het exacte bedrag te vermelden. Wanneer deze niet op de fiscale fiche vermeld staan, zijn ze ook niet aftrekbaar. Daarnaast kan ook een administratieve boete worden gegeven voor variabele vergoedingen op basis van bewijsstukken die niet op de fiche vermeld staan.
Wil je zeker zijn?
Uiteraard helpen wij met het correct invullen van de fiscale fiche. Daarnaast adviseren we je ook over de beste aanpak voor jouw bedrijf. Contacteer ons en we helpen je graag om het voor alle partijen voordelig te houden.